vol.9 車に関連する経費をどのように取り扱うのか?

 みなさんの会社では、車に関連する経費をどのように処理しておられますか?

ちなみに
・年間の会社全体のガソリン代はいくらかかるのか?
・車一台あたりの年間維持費用はいくらかかるのか?
・車に関する経費が、どの科目を使って処理されているのか、
 経営者自身が把握しているか?

といった質問が来た時に、回答できるようであれば、経営者としては及第点と言えると思います。

 この時点で回答できなかった方、大丈夫です。
今からお伝えするルールを明確にしさえすれば、回答できるようになります。

 中小企業でも、運送業者、物流関係業種をはじめ、多くの会社で営業車両を使っておられることから、車に関する経費は数多く出てくると思います。

(かかってくる経費)
ガソリン代、軽油引取税、洗車代、車検代、自動車税、自動車重量税、修理代、自動車保険、高速代金など

(処理する勘定科目)
車両費、旅費交通費、燃料費、ガソリン代、雑費、租税公課、軽油引取税など

 一般的には、上記の経費を、これらの勘定科目を使って処理しておられることが多いと思います。

 ですが、同時に(1)「どの経費をどの科目で処理するのかが明確になっているか?」
(2)「車両単位で経費を管理していた方が予算や車両別の採算管理の点で役立つのではないか?」
といったような疑問や問題点が出てくると思います。

 そこで、オススメの管理方法をお教えします。
 それは、会計ソフトを使って管理する方法です。

 私自身がオススメなのは、「勘定科目」と「補助科目」を両方使って上手に車両経費を管理する方法です。

(保有しておられる車両台数が少ない場合)
 この手順としては、車両に関する勘定科目を、「車両費」に統一します。
そして次に、補助科目として、上記の「かかってくる経費」で記載した項目を「車両費」の中の補助科目として登録します。
 会社で使っている車両が数台の場合は、この方法で十分です。
(車両ごとに把握したいのであれば、補助科目を車両ごとに作ってもいいと思います)

(保有車両が多い場合)
 この場合は、勘定科目として「どの経費をどの勘定科目を使って処理するのか」を決定します。
 例えば、「ガソリン代は旅費交通費で処理する、車検代は車両費で処理する」といった感じですね。

 次に、勘定科目ごとの補助科目に、車の数だけ補助科目を設定します。  これにより、各勘定科目(経費)で毎月どの車がどれだけの経費を発生させているのかが把握できます。(部門登録ができるソフトであれば、車ごとに部門を設定して管理するのも一つの方法だと思います)

 これにより、車両の保有台数の大小によって、若干の違いはありますが、本来の目的である「どの車両にどれだけの経費がかかっているのか」が資料を見る経営者や幹部にとって明確になります。

 今回は、車両に関する経費について記載しましたが、他の経費についても同様の考え方で、経営者・幹部にとって見やすい試算表・決算書にしていくことが重要です。

「どの科目にどの経費が入っているのかがわからない」ので終わらせるのではなく、「どの科目にどの経費を入れるのかを明確にする」ことも経営者の仕事です。
経理担当者に明確な指示を出して、自社の財務状況を把握しやすい試算表・決算書を目指して下さい。