vol.18 小口現金の廃止

 先日のブログでも取り上げているように、当社では現在、数社のお客様と経理改善に ついての打ち合わせを重ねています。
 お客様の経理状況やご依頼頂く内容によりますが、基本的には『経理業務の合理化・効率化』を希望されるお客様(経営者)が多いのも事実です。
 そこで、お客様の経理改善を指導させて頂く立場の当社としては、率先して社内の 経理業務を改善して、その効果を検証し、お客様に提案させて頂くスタイルをとる事 にしました。
 その第一弾が『小口現金廃止』です。ルールは以下の通りです。

①社内の小口現金を0円にする(金庫廃止)
②社内の経費精算は小口現金で実施しない
→(給与振込等と一緒に)振込で処理する
③取引業者との取引でも、現金での支払をしない
→請求書を送ってもらって振込するか、口座振替の処理をする
④クレジットカード保有者は極力カードで決済する
⑤経費の立替が多額になる社員を考慮し、過去の社員別経費精算額をチェックした上で、 定期的に仮払金を支給する
→仮払金は(給与振込等と一緒に)振込で処理する。以後は、毎月の使用金額の差額を仮払金で社員の個人口座に振込を行う。
⑥〆日を月1回(会計上の月末日、末日決算であれば末日に、20日決算であれば20日を  〆日とする)
→これにより、毎月の試算表に未払計上が可能となり、また、決算時に帳端を計算する手間も省ける。
⑦社員には、領収書をまとめて記載する経費精算申請書に領収証の明細を記載してもらい、領収書ごとの内容、ならびに科目ごとの合計額を記載してもらう。
→社員には、勘定科目内訳明細書を配布し、どの経費を使えば、どの勘定科目に分類するかを事前に伝えておく。
⑧経費精算申請書については、〆日の翌営業日までに提出してもらう
→提出が遅れた場合、精算は翌月に繰越(試算表の完成期限を厳守する為)。
 領収書の枚数が多くなる場合は、一週間ごと、10日ごとといったペースで経費精算申請書を回収する。

以上が、簡単な概要です。
 小売業や飲食業など、現金商売の方については、店舗のレジ現金だけを独立して管理 (つり銭以外の現金は翌日に銀行入金)して、経費の支払等については、上記のルールに のっとって処理してもらえると、対応可能だと思います。

小口現金があると、

①日々の現金残高を確認しなければならない(小銭やお札の枚数が異様に多いと、 チェックするだけで毎日多くの時間を費やしてしまう)
 →結果として、そこに人件費を費やしているのと同じです。
 →仮に、現金残高にズレが発生した場合、その突合せの為に多くの時間を割いてしまう場合がある。
②経費精算の手間がかかる
 →会社によっては、数人で一日がかりで経費精算している会社もあるようです。その分、人件費がムダになっています。しかも、お金を触れる人は特定の人しかできないので、役職者が特定の人の場合、その人件費は結構な金額になります。
③社員からも随時、経費精算の依頼があり、その都度経理担当者の手を止めることになってしまう
 →業務効率が下がる

といったようなデメリットがあります。

経理担当者としては、小口現金を廃止するという行為自体が抵抗があるかもしれませんが、 社内の業務効率を考えると合理的な方法ですので、一度挑戦してみる価値は十分にあると 思います。
 当然、これによって空いた時間は、会社の財務に関すること(資金繰りや予算の進捗管理 など、経営者が求めている仕事)に時間を割けるようになりますので、経営者も安心して 経営に取り組む事ができると思います。小口現金に限らず、これを機会に経理業務全般を 見直して、より効率的・合理的な経理処理方法に取り組んで見ましょう。