vol.22 預金通帳を作成する目的

 経営者の方に質問します。
 「あなたの会社は、いくつの預金口座をお持ちですか?」
 「その口座は、それぞれがどのような目的で使っておられますか?」

 即答できない経営者の皆様。財務に強くなるには、通帳に関する意識も持っていただいた 方がいいと思います。

 前回の「小口現金の廃止」に続き、今回は預金通帳について業務効率を考えた方法を記載 したいと思います。

 経営者の中には、「万一のことを考えて多くの金融機関と取引しておくべき」との考え方 から、多くの金融機関との取引を行う為に、普通預金の口座を開設しておられるケースが あります。

 資金調達という観点だけを考えると、その効果が無いとは言いませんが、経理処理の観点 からすると、非常に非効率な方法ともいえます。

 通帳を作成する場合は、必ずその利用目的を明確にすることが重要です。

・過去、融資返済等で利用していたが、現在は利用していない通帳
・会社住所の移転に伴い、使用しなくなった通帳
・付き合いで口座を開設したものの、全く使っていない通帳

といった通帳については、即刻解約して下さい。

 その通帳の為に、記帳をしたり、残高証明を発行してもらったりと無駄な時間・無駄な コストが発生してしまいますので。

 また、通帳を内容別にたくさん作っている場合もありますが、「入金用の口座」 「支払用の口座」「積立用の口座」の3つで十分です。

 飲食店・理美容室のように、毎日売上現金が発生する場合は、同一の金融機関で複数口座 を開設して売上入金管理をした方が効率的な場合もあります。

 中には、「従業員の積立金」のように勘定科目の内容ごとに口座を作っておられる場合が ありますが、基本的には弥生会計で残高把握できているものに関しては、通帳の作成は不要 です。(残高は、会計ソフトで確認できますので)

 皆さんの会社では、どのような目的で通帳を作っておられますか?

 経理担当者だけでなく、経営者自身も「どの通帳をどのような目的で使っているのか?」 ということを意識して、預金口座を活用して下さい。

vol.21 クレジットカード利用時の経理処理

 世の中では、クレジットカードでの買い物があふれています。

 身近なところでも、スーパーや小売店、飲食店、理美容業といったところが即座に思い 浮かぶと思います。

 では、実際にクレジットカード利用者がお客様となる会社の経理処理はどのように進めればいいのでしょうか?

 ポイントとなるのは、

①誰が、どれぐらい利用したのか?
②どのカード会社でいくらの利用があったのか?
③カード会社ごとの締日、入金日がいつなのか?

 といった3点になると思います。

 ですが、これらを全て会計ソフトに入力するとなると大変です。(売掛金の補助科目に 一人ずつ登録しないといけなくなりますから...)

 そこで、方法として考えられるのは、①をエクセル等の表計算シートを使ってリスト アップし、②③を会計ソフトに入力するという方法です。

 ②では、1日ごとの各カード会社の利用合計額を入力し、③でカード会社ごとの入金状況 をチェック(なので、カード会社ごとに売掛金の補助科目を作っておく必要がありますね) すると、カード会社ごとの残高も管理できますし、もちろん、カード利用者の売上も確実に 計上する事ができます。

 これらの日々の処理を行っておけば、決算時に帳端売上を再集計する手間も省けますので、 業務効率がかなり上がります。

 また、その一方で、カード利用者の状況を把握するのであれば、表計算シート等で一人 一人の状況を瞬時に把握できますので、こちらの目的も達成できます。

 皆さんの会社での会計ソフトの入力ルールはどのような基準になっていますか?

 大切なのは、細かく全てを入力することではなく、①ルールを定めて、②入力業務を 簡素化すること、③検索が容易に行なえる状況を作っておくこと、この3点ではないで しょうか。

 会計ソフトの補助科目が個人利用者別になっているという会社は、次月からこの方法の 選択をオススメします。

vol.20 経理の合理化

 皆さんの会社では、経理処理をどのように実施しておられますか?

 中小企業の場合だと、専任の経理担当者を設置しておられるケースも多いと思います。

 と同時に、経営者からすると、「経理担当者が日頃何をしているのかがよくわからない。」 というのも本音だと思います。

 実は、これが会社にとって一番危険な状態と言えます。

 経営者から見て、何をしているかわからない業務に社員を雇い、その業務に従事させている。

 経営者からするとどう評価していいかわからないし、経理担当者の業務内容が効率的に 行なわれているかどうかもわからない。

 やはり、経理担当者を雇って、経理業務を依頼するにしても、仕事内容の精査は必要です。

 私自身も、多くの中小企業の経理担当者と接してきましたが、『業務の効率化』とは 正反対の仕事をしておられる経理担当者がいらっしゃるのも事実です。

 当社も、よく経理業務の見直し、経理システムの再構築を依頼されますが、

①効率的な処理を知らないから時間がかかっているパターン
②経理担当者自身が自分独自のやり方(客観的に見ると手間がかかっている)

を変えたがらないパターンがあります。

 経理担当者からすると、自分が処理しやすい方法を選択したくなる気持ちはよくわかります が、会社からすると、特定の人にだけしか処理がわからない、としてしまうことにリスクが あることを経営者は自覚しなければなりません。

 皆さんの会社では、経理担当者がどのような業務をしているか把握しておられますか?

 経営者と経理担当者、そして当社のような経理処理の専門家等を交えて、自社の経理体制 について見直しを図ってみて下さい。

 見直しの仕方で、ご相談がある場合は、zaimukaizen@msfactory.jpまで、お気軽に お問い合わせ下さい。

vol.19 借入金の一覧表を作っていますか?

 M's Factoryでは、財務改善のコンサルティングを実施させていただくにあたって、 まずは、経理システムの合理化に着手させて頂きます。

 その中で、経営者が現状を即座に把握できるよう、極力「管理表」の作成をお勧めしています。

 この管理表の対象となるのは、借入金、リース料、地代家賃、生命保険・損害保険、保証金 ・権利金、出資金・投資有価証券、貸付金、といった項目です。

 これらの内容については、毎月1回でいいので、試算表の作成と共に、経理担当者または 財務担当者に資料を作成して頂いた上で、経営者が目を通すように心がけて欲しい内容です。

 なぜ、このような管理資料を作って欲しいのかと言いますと、出来上がった試算表をもとに、 借入金や生命保険の見直しや、固定費の削減にあたって、地代家賃のチェックを行うにしても、 これらの管理表があれば、即座に見直しすることができるからです。

 要するに、経営者がスムーズに経営判断を行えるということですね。

 みなさんの会社でもこれらの管理表作成に取り組んでみてはいかがでしょうか?

 金融機関担当者の方は、融資先企業の借入金一覧表を作成し、借入金を見直す機会として 提案してみてください。

 生命保険会社の方は、法人のお客様の加入保険一覧表を作成して、定期見直しの際のアドバイス ツールとして活用してみてはいかがでしょうか?

 いずれの立場にしても、この管理表を有効活用することで中小企業の財務は着実に改善できると 思います。

 これらの管理資料の作り方で、わからないことがあればzaimukaizen@msfactory.jp まで お問い合わせ下さい。