vol.24 会計ソフト入力効率アップ方法

 私は、中小企業の財務を強くしようと思うのであれば、会計ソフトを有効活用する 事がまず第一だと考えています。

 いわば、会計ソフトを活用した経理システムの構築です。

 というのも、キャッシュの残高推移や、債権管理、予算と実績との対比データにしろ、 会計ソフトの使い方次第で簡単に管理することができるからです。

 中小企業でも、会計ソフトの導入が一般化してきているように感じますが、同時に、 会計ソフトを導入したからといって、経理業務自体が効率化されているかというと、 まだまだそこまで有効活用されていないのが現状ではないかと思います。

 会計ソフトを使って業務効率を上げる方法は大きく二つあります。

①伝票を手書きすることをやめる

 これは、昔から経理を担当しておられた方に多くある傾向ですが、「伝票を書いて いないと不安だから」「会計ソフトに万一のことがあった場合に確認できる資料が 欲しいから」との考えから、従来どおりの手書き伝票のスタイルをそのまま残した上 で、伝票入力を会計ソフトに行なうというものです。

 これでは、せっかく会計ソフトを導入しているのにも関わらず、一向に業務は減りません。むしろ、入力時間分だけ生産性が落ちていることになります。

 経理担当者の気持ちも理解できなくもないですが、昨今の会計ソフトの性能や バックアップの方法さえきっちりしておけば、何も問題はありません。

 社内で伝票(入金・出金・振替)を手書きで活用しておられる会社があれば、社長 自らが率先して、伝票廃止の方向で経理業務の改善を指示して下さい。

②仕訳バインダ(仕訳辞書)を徹底的に登録して、仕訳の効率を上げる

  さて、ここからが本題です。

 会計ソフトの機能で注目すべき機能に、「仕訳バインダ(仕訳辞書)」の登録があります。

 これは、毎回同じ仕訳内容を事前に登録しておいて、その仕訳が発生した際に、 仕訳バインダをクリックするだけで、指定する仕訳が出てくるシステムに なっています。

 給与計算の仕訳や売上計上、仕入計上など、仕訳の大多数が毎月のように定期的に 発生する仕訳です。

 これらの定型仕訳を登録しさえすれば、毎月の仕訳の速度が大幅にあがります
(しかもバインダをもとに入力しているので、正確に処理されます)

 この機能、実は大変素晴らしいものなのですが、あまり有効活用されていないことが 多いようです。

 その理由の大半が「仕訳自体を理解しているので、登録する必要が無い」だとか 「忙しいし、そのような登録をするのは、めんどくさい」といったものです。

 会社とすれば、経理担当者に一任している処理(仕訳)を、経理担当者しか理解 していないということは、非常にリスクがあります。

 経理業務改善の主目的の一つに「誰から見てもわかりやすい処理をする」という ものが挙げられますが、この場合、「経理担当者しかわからない」ということは この原則に反することになります。

 みなさんの会社では、この仕訳バインダを活用しておられますか?

 業務効率を検討しておられる方や、経理担当者の引継ぎを進めておられる方などに とってはオススメの方法なので、是非導入してみてください。