vol.28 弥生会計データのパスワード管理

 弥生会計を使っておられる皆様にオススメの方法を1つお伝えします。
(既に活用している方は、復習と思ってお聞き下さい)

 それは、セキュリティ面での対応です。

 弥生会計は、データ自体が軽いので、メールで添付ファイルにしてやりとりが活発に 行なわれています。

 ですが、やはりセキュリティ面で心配しておられる方がいらっしゃるのも事実です。

 このような心配を抱えておられる方にオススメなのが、弥生会計の 『管理者用パスワードの設定』です。
 これは、「ツール」→「ユーザー管理」→「パスワードの変更」の画面を利用して、 記載できます。

 キーボードショートカットをお使いの方は、「Alt」→「T」→「U」→「P」で たどり着きます。

 新規に作成する人も、この「パスワードの変更」画面を使って下さい(新規の場合は、 パスワードが設定されていませんので、現在のパスワードは空欄のままで結構です)。

 また、複数のユーザーで一つのファイルを管理する場合は、ユーザーごとに利用できる メニューを制限できる方法もあります。

「ツール」→「ユーザー管理」→「ユーザー設定」です。

 この画面で、新たに追加するユーザーを選択し、そのユーザー使用できるメニューを 選択します。(現金だけを入力して欲しい場合は、現金出納帳だけ 使用許可を出す、といった具合です)

キーボードショートカットをお使いの方は、「Alt」→「T」→「U」→「U」でOKです。

 特定の人にしか、見られたくないという思いの経営者や経理担当者もいらっしゃると 思いますので、対策として取り入れて見て下さい。

 また、弥生会計データを外部とやりとりするのが不安な人は、バックアップして 送受信するデータにパスワードをかけることができます。

 弥生会計データのファイルを右クリックして、「送る(N)」→「圧縮(zip形式)フォルダ」 を選択

 そして、圧縮されたフォルダをダブルクリックして、「ファイル(F)」 →「パスワードの追加(W)」を選択してパスワードを設定すると、仮に誤送信された場合 でも、2重でパスワードがかかる状態になります。

 皆さんも、本支店でのデータのやりとりや、会計事務所さん等、外部とのやりとりに ついても、これらの方法を有効活用して、会計データのセキュリティーを確保して下さい。

vol.27 会社の数字と関係する『経営者の直感と実感』

 意外かもしれませんが、M's Factoryでは、固定費・変動費といった経費の内容をチェックしたり、粗利益率等の指標を確認するにあたっては、経営者の直感と実感を大切にしていま。

 例えば、経理システムがうまく稼動していない場合、出てきた資料と経営者が思い描く 数字とのズレが生じてしまいます。

 いわば、イメージとのズレがあるわけですから、そこには何らかの問題点があると 考えられます。(この場合、不思議なほどに経営者の直感は的中しています。
もちろん、その根拠についても必ず確認させて頂きます。)

 これは、経営者が、その商売の専門家だからこそ、出てきた数字を肌で感じることが できるかどうかが理解できるのだと思います。

 不思議なことに、経理システムが稼動し、経営者が見たい数字がしっかりと見える ようになると、経営者は直感で感じる経営と、数字を通して得られる実感が、一致 することになります。

 まさしく、貸借対照表や損益計算書を通して作成される数値資料は、経営者が日ごろ、 イメージ(直感)で行っている経営を実感させるツール(手段)ではないかと思えるの です。

 だからと言って、細かい数字にまで全て目を通すということではありません。

 大きな数字(売上高、売上総利益、営業利益、経常利益、キャッシュフロー等)に ついては、経営者も毎月必ず目を通し、それぞれの利益率についても確認して、直感と 実感を得られるようにしなければなりません。

 この直感と実感が合致してくると、不思議なことに、経営者の考える経営戦略に 数値根拠が伴ってきます。

 そうなると、より正確さを増した経営ができるようになると言うことです。

 これからの時代の経営者は、数字に強い経営者でなければなりません。

 「数字のことはわからない」「経理担当者任せにしている」ではなく、経営者自身の 直感を、数字を通じて実感に変えられるように、数字と向き合う経営を心がけましょう。