vol.28 弥生会計データのパスワード管理

 弥生会計を使っておられる皆様にオススメの方法を1つお伝えします。
(既に活用している方は、復習と思ってお聞き下さい)

 それは、セキュリティ面での対応です。

 弥生会計は、データ自体が軽いので、メールで添付ファイルにしてやりとりが活発に 行なわれています。

 ですが、やはりセキュリティ面で心配しておられる方がいらっしゃるのも事実です。

 このような心配を抱えておられる方にオススメなのが、弥生会計の 『管理者用パスワードの設定』です。
 これは、「ツール」→「ユーザー管理」→「パスワードの変更」の画面を利用して、 記載できます。

 キーボードショートカットをお使いの方は、「Alt」→「T」→「U」→「P」で たどり着きます。

 新規に作成する人も、この「パスワードの変更」画面を使って下さい(新規の場合は、 パスワードが設定されていませんので、現在のパスワードは空欄のままで結構です)。

 また、複数のユーザーで一つのファイルを管理する場合は、ユーザーごとに利用できる メニューを制限できる方法もあります。

「ツール」→「ユーザー管理」→「ユーザー設定」です。

 この画面で、新たに追加するユーザーを選択し、そのユーザー使用できるメニューを 選択します。(現金だけを入力して欲しい場合は、現金出納帳だけ 使用許可を出す、といった具合です)

キーボードショートカットをお使いの方は、「Alt」→「T」→「U」→「U」でOKです。

 特定の人にしか、見られたくないという思いの経営者や経理担当者もいらっしゃると 思いますので、対策として取り入れて見て下さい。

 また、弥生会計データを外部とやりとりするのが不安な人は、バックアップして 送受信するデータにパスワードをかけることができます。

 弥生会計データのファイルを右クリックして、「送る(N)」→「圧縮(zip形式)フォルダ」 を選択

 そして、圧縮されたフォルダをダブルクリックして、「ファイル(F)」 →「パスワードの追加(W)」を選択してパスワードを設定すると、仮に誤送信された場合 でも、2重でパスワードがかかる状態になります。

 皆さんも、本支店でのデータのやりとりや、会計事務所さん等、外部とのやりとりに ついても、これらの方法を有効活用して、会計データのセキュリティーを確保して下さい。