vol.40 間接部門の人員は、何人が適正なのか?

 お客様と経理・財務に関する打ち合わせを重ねていると、間接部門である、経理・財務・ 総務部門にどれだけの人員、どれだけの人件費を割くべきなのか?という話になります。

 営業現場や、工事現場、工場の現場などの適正人員については、現場上がりの経営者が 多いので、現場での生産性を上げる点については、経営者の判断が頼りになりますし、 「人員が不足している」「人員が過剰気味」等、現場の従業員数については、経営者や 幹部の方々の目が行き届きます。

 ところが、いざ間接部門となると、どれだけ忙しいものなのか、どれだけ手間がかかる ことなのか?が把握しきれません。

 なおかつ、間接部門に人を入れたからと言って、売上・利益に直結するわけでもない。

 このため、間接部門の適正人員に対する判断を躊躇してしまう経営者が多いと思います。

 会社によっては、「間接部門の人員(人件費)は、直接部門の1割」としておられる会社も ありますが、はたしてそれが全ての会社で適用できることなのでしょうか?

 私は、経理・財務・総務に関する適正人数を決定するにあたっては、必ず、以下の3点の ことを確認するようにしています。

①現状の業務量及び業務フローの確認

 実際の業務内容を確認します。経営者によっては「よくわからないから」 と言って、敬遠される方もいらっしゃいますが、幹部の方や外部の専門家と 一緒にヒアリングして頂くことが、一番の近道だと思います。
 その中で、必要な業務、不要な業務の振り分けを行います。
 実際は、2人でこなしている仕事が、実は1人でも十分こなせる量だったり、 また、その逆の事例も出てくることがありますが、人員の観点から考える だけでなく経理・財務・総務自体の合理化策も検討します。


②経営者が欲しいデータ(資料、情報)は何か?

 次に、経営者が欲しい資料・情報は何か?を確認させて頂きます。
「前月の数字情報を翌月10日までに知らせてほしい」「常に、向こう 1ヶ月間の資金繰りの見通しを教えてほしい」「日々の売上、粗利益情報を 教えてほしい」といったように、経営者が、経営をするにあたって欲しがっている 情報が何かを確認します。
 そして、それに必要な情報・資料を作成するのに必要な業務量・時間を確認します。


③リスクヘッジが考えられているか?

 これは、中小企業に多いのですが、経理担当者を1名だけおいて、その人に 全ての仕事を担当させているケースが、よくあります。
 実際に、業務処理量も小さく、①②に記載した業務をこなしても余裕が あるのであれば、大きな問題ではありませんが、ある程度の業務処理量に なってくると、特定の従業員に経理・財務・総務の全ての業務を任せている ことはリスクです。
 仮に、その従業員が病気・怪我で長期療養したり、勤務形態の変更を希望したり、 急に退職する事態になった場合のことを考えると、会社としては、そういう事態に 陥る前に、前もって予防対策を講じなければなりません。
 また、業務を処理するのは人間ですから、1人に任せるのではなく、複数名で チェックする体制を構築することも必要です。

 このように、①②③を考えた上で、配置された人員が会社としての適正人員と言えます。

もちろん、会社の予算や①②③の優先順位の度合いにもよりますので、一概に特定はできません。

 大切なのは、①②③について、定期的に見直しをする機会を設けるということです。

 みなさんの会社でも、間接部門の業務見直し、人員見直しの機会を定期的に設けてみては いかがでしょうか。