vol.44 定型業務と非定型業務

 経理担当者が忙しくしている会社も多いと思います。

 経営者からすると、何とかして経理担当者の負担を減らして効率化できないものか?? と悩んでおられる方もいらっしゃるかもしれません。

 では、どのようにして経理業務を効率化すればよいかと言いますと、答えは、 定型業務と非定型業務というキーワードに行き着きます。

 定型業務とは、経理担当者が日常行っている経理処理方法です。 書類(領収書・納品書・請求書・契約書等)をチェック・保存、伝票の作成、振込・ 入金確認、会計ソフトへの入力、給与計算、社会保険の算定基礎や加入・喪失届、 労働保険の手続きや雇用保険の加入・喪失届、年末調整、などなど、挙げればキリが ありませんが、これら定型的に発生する業務のことを定型業務と位置付けることが できます。

 これらの定型業務をいかにして合理化するか、これが経理担当者の負担を減らす 一つの方法です。

 これに対して非定型業務とは、経理担当者が突発的・臨時的に受託する
仕事です。

 例をあげるとすると、得意先や取引先との電話応対や銀行とのやりとり、社長や 社員から依頼された書類の作成、営業担当者からの入金確認、等々、自分である程度 スケジュールを組んで対応できない仕事のことを意味します。

 中小企業の場合は、経理専任というよりも、総務や財務、労務といった仕事を 担っているケースも多いので、経理担当者は、自分の周りからの緊急の仕事の依頼に 振り回されて、あっという間に時間が過ぎ去ったりしてしまいます。

 このように経理担当者の仕事といっても、定型業務と非定型業務に分けられますので、 まずは自社の経理担当者が抱えている仕事を確認した上で、それぞれに応じた改善策を 講じる必要があります。

 定型業務の改善ポイントは、経理フロー図を作成して、重複している業務や手書き 作業を廃止したり、会計ソフト・表計算ソフトを活用することになります。

 また、非定型業務の改善ポイントとしては、経理担当者に対する社内での指示・ 命令系統の確認、仕事の受発注内容の定型化、といった点になります。

 これを機会に、自社の経理担当者の仕事を見直してみてはいかがでしょうか?
 経理の合理化は、財務改善への土台となります。