vol.62 同じことを同じようにしない

 私自身の、仕事のコンセプトの一つが、今日のタイトルにある
「同じことを同じようにしない」です。

 これは、例えば、社内研修であれば同じ研修を毎年同じ人が、
新たに入ってきたスタッフに、その都度個別に行うのではなく、
実施した研修は、ビデオ撮影する等して、
次年度以降は新入社員にビデオを見るように指示しておくというものです。

 最近では、ipodや携帯電話でもこれらの動画が見られるようになっているので、
出勤途中や休日などの宿題で見てもらうのも一つだと思います。

 また、経理の合理化に関するアドバイスを行う際も、同じことを同じように
処理するのではなく、前回よりも速くできる方法、前回よりも安くできる方法、
前回よりも見やすくできる方法をコンセプトに指導させて頂いています。

 経理処理の場合、それを処理するスタッフが同じ処理を継続するということは、
企業にとってはマイナスといっても差し支えありません。

 言いかえると、人件費が上昇していくのに対して、仕事の成果は一緒だとすると、
企業経営からすると意味のない結果となってしまうからです。

 特に、経理処理というのは、経理担当者の聖域になりかねない
業務範囲ですので、改善するということそのもの自体への抵抗もあります。

 ちなみに経理合理化の指導をさせて頂く際の私のポイントは、
「単純化すること」「ITを活用すること」「人の手に委ねないこと」の3点です。

(1)単純化する
 経理処理の大半は、単純作業の連続です。独自の判断を要するケースは、
全体の1割~2割程度ですので、まずは単純化できる部分を徹底的に
単純化します。

(2)ITを活用する
 多くの中小企業では、手書きで伝票を作成することにたくさんの時間を
費やしている経理処理を目にします。
 ですが、手書きで書くことが大事なのではなく、いかにその処理を速く
仕上げるか?が目的ですので、効率的に仕事を進めるにあたっては、
ITを徹底活用します。

(3)人の手に委ねないこと
 経営者が最も恐れているのは、経理担当者が辞めることです。なぜなら、
営業や商品開発等の分野については、ある程度対応できるものの、
経理の後任となると、経営者自身が経理畑を歩んでいない場合が多いことから、
どのように対応してよいのかがわからないからです。
 会社によっては、経理担当者に辞められてはいけないと経理担当者には
一切の無理を言わないようにしている経営者もいらっしゃるくらいですから(苦笑)。
ですが、これが一番会社にとってのリスクです。
 企業としては、特定の人に依存するのではなく、常にカバーできる状態、
言いかえれば、誰でもできる状態を作ることが大切です。

 このようなことを書きましたが、もちろん、私が知っている中小企業の
経理担当者でも、上記の3点を実践しておられる方はたくさんいらっしゃいます。

 そして、それらの人たちすべてが、最初は皆さんと一緒に手書きの経理処理を
行い、一人で経理処理方法に悩んでおられた方々ばかりです。

 要するに、やる気があれば誰だって上記の3点は実践できるということです。

 みなさんの会社では、経理担当者の業務はどのような状態に
なっていますか?

 一度、経営者自身が自分の目で確認してみてください。