vol.70 経理システムの問題解決方法

 皆さんの会社では、経理システムに問題が発生している場合、
どのような方法で解決しておられますか?

 M's FACTORYでは、お客様の会社の経理システムに問題がある場合、
その問題解決に向けて、いくつか経営者にお願いをしています。

1)経営者自身が経理の現状を理解すること

 これが一番やっかいな問題かもしれませんが、経営者の場合、
外部でいろんな情報を聞いてくることが多いので「よその会社は
月次が毎月5日には仕上がっている」「債権が確実に回収される
ビジネスモデルにしている」等と聞くと、他社で実行しているので
当社でもできるはず!とすぐに思い込みをされる方が多いのですが、
これは大きな勘違いが含まれています。

 会社というのは、その業界にもよりますが、会社ごとに個別の
経理の仕組みというものが存在します。
 もちろん、どの企業でも共通の事項もあります。

 ですが、大前提となるのは、経理担当者が行っている業務の全体像を
経営者自身が把握しておくことです。

 その上で、自社の経理システムが他社とどう異なるかを理解するには、
経営者自身が、外部から情報を入手する際、その会社の経理システムが
どのような全体像で成り立っているかをヒアリングすること、そして、
その違いを確認するために、自社の経理担当者の声を聞くことが大切に
なってきます。

2)経営者が見たい情報を経理担当者に伝えておくこと

 経理担当者の性格上、円単位まで合わせた資料を提供したいと
思われる方が多いのもの事実です。ですが、経営者からすると、
100%完璧な資料が時間をかけて出来てくるよりも、95%の
完成度でいいので、早急にデータを見たいと言うのが心情です。

 また、経営者にとっては1万円単位で資料を見たかったり、
細かい勘定科目ごとよりも「人件費」や「営業費」といったくくりで
数字を把握したかったり、といった具合で経営者が見たい資料と、
経理担当者が完成させたい資料のギャップが生まれてくるケースが
よくあります。
 このギャップを是正するには、経営者が見たい情報を明確に
経理担当者に伝えておくことが重要です。

3)原因を追究するためのヒアリングを心がける

 M's FACTORYが経理システムの見直しを行う際は、徹底的に
ヒアリングをさせて頂きます。
 そして、ヒアリングのスタイルは、問い詰めて責任を追及する方法
ではなく、あくまで現状の経理システムがどのような背景で成り立って
いるのか、今後、自社の経理システムをどのように改善していきたいのか?
を明確にしてもらうことです。

 経理業務の多くは、営業担当者から回ってきた売上資料や、
工場担当者から回ってきた製造原価資料などをもとに行う業務も多く、
必然的に他部門との連携が必要となります。また、経理担当者の性格上、
業務内容の変化を嫌う傾向があるのも事実です。

 このように、経理システムの問題を解決するには、他部門との連携状況
や、経理担当者の性格も踏まえて、対応しなければなりません。

 皆さんの会社でも、「月次試算表の完成が遅い!」であったり、
「見たいデータが見られない!」と経営者が思っている場合は、
問題の原因を確認し、お互いが見たい数字を共有できるよう、
経営者と経理担当者が密にコミュニケーションをとるよう、心がけて下さい。

vol.69 決算書の数字が、思っていた数字と違う?

 会社によって、決算月は異なりますが、決算処理では各科目の残高を
確定させること、及び消費税区分の確認を行い、決算書が確定したら、
消費税申告書の作成、勘定科目内訳明細書の作成、そして法人税・
地方税の申告書の作成と処理していきます。

 この決算処理を終えた段階で、経営者がよく口にするのが、
「思っていた利益と全然違っていた」「税金の金額がギリギリに
ならないとわからない」という回答です。

 これは、「月次決算」に対する会計事務所の考え方と、
経営者側の考え方の相違によって生まれてくるものです。

 経営者としては、決算の12分の1の結果を反映したデータが
月次試算表であって欲しいと思っているにもかかわらず、現状では、
この気持ちに沿った会計処理がなされていないことが多々あります。

 では、実際に経営者の思いとデータとのズレを解消するには、
どのような処理を加えたらいいのでしょうか?

 それには、主に3点の処理が必要になります。

1.売上・仕入の帳端期間を正確に計上する

 中小企業のうち、多くの会社が末日を決算日にしています。
(中には、15日や20日での決算をしている会社もありますが、
ここでは末日での決算を前提にお話を進めます)

 この場合、会計期間自体も、決算日の〆日に応じて、毎月末日に
なるわけですが、これと、得意先の売上の〆日、及び仕入先の仕入の
〆日が同じく末日になっていないケースが出てきます。

 この場合、毎月〆日単位でまとめて売上計上を行っているとすると、
末日〆の会社は、毎月1日~末日の1ケ月分の売上計上を行っている
一方で、20日〆の会社は前月の21日~今月の20日の1ケ月分を
売上として計上してしまっているわけです。

 言い換えると、当月の売上を見たいのに、そこには
前月の21日~末日の売上が入ってしまい、逆に当月の21日~末日の
売上が未計上となってしまっています。

 仕入も同様ですね。

 このような帳端期間(帳簿の端数期間の略称です)を無くして、
1日~末日までの売上・仕入の数字を正確に計上することが
重要になってきます。

2.在庫の取り扱い

 売上・仕入が正確に計上できるようになると、次は売上総利益を
正確に把握できるようにならないといけません。
そのための対策が、在庫の取り扱いです。

 会社によっては決算時のみしか、在庫計上を行わない会社もあります。
しかしながら、毎月の売上総利益額、及び売上総利益率を正確に
把握しようと思ったり、また過年度との比較、そして当期の年間推移の
売上総利益データをチェックしようとするのであれば、
極力毎月の数字を正しく把握することが重要になります。

 このため、毎月の在庫の数字を月次試算表に反映すれば、
会社の実態の売上総利益額、及び売上総利益率が確認できる
というわけです。

3.年に1~2度しか計上しない経費を月割で計上する

 売上・仕入・売上総利益が正確に計上されるようになると、
あとは販売費及び一般管理費、営業外損益、特別損益において、
どれだけ毎月の経費が平準化されるかが重要となります。
ここでは、主だった経費を列挙して、説明します。

(1)減価償却費

 減価償却費については、期首段階で保有している固定資産の
当期の償却金額が確認できますので、その金額については、毎月、
年間分の12分の1ずつ経費計上していくことで、経費の平準化が
図れます。
※国外との取引が活発で、外貨を決済資金として使用している会社では、
為替差損益を毎月計上することも重要です。また、貸倒引当金なども、
毎月繰入れる金額と、戻入れる金額を概算で計上しておくことで、
正確な利益金額が把握しやすくなります。

(2)賞与
(3)保険料
(4)広告宣伝費
(5)採用教育研修費 など

 賞与については、1年間に1~3度程度で支給されると思いますが、
その予定金額に合わせて概算で仕訳計上を行い、支給月のみ、
経費が突出して発生しないように月割計上を行います。

 また、半年単位や年に一度払う保険料や、特定時期に突出した
経費が発生する広告宣伝費や採用教育研修費等についても、
同様に1年間で按分して経費計上を行います。

 これにより、毎月の経費の平準化が図れますので、
経営者としても決算時の数字予測の見込みが立てやすくなるわけです。

 このように、決算時に発生する仕訳を、極力、月次試算表データに
反映することで、毎月の数字の合計(12ヶ月分)に近い金額が、
決算データとして反映できるようになります。
言い換えれば、決算予測がしやすくなるということです。

 皆さんの会社でも、このような数字のギャップに
悩んでおられることはありませんか?

 今一度、自社の経理状況を点検して、正確な数字で自社の財務状況を
把握できるように取り組んで下さい。