vol.70 経理システムの問題解決方法

 皆さんの会社では、経理システムに問題が発生している場合、
どのような方法で解決しておられますか?

 M's FACTORYでは、お客様の会社の経理システムに問題がある場合、
その問題解決に向けて、いくつか経営者にお願いをしています。

1)経営者自身が経理の現状を理解すること

 これが一番やっかいな問題かもしれませんが、経営者の場合、
外部でいろんな情報を聞いてくることが多いので「よその会社は
月次が毎月5日には仕上がっている」「債権が確実に回収される
ビジネスモデルにしている」等と聞くと、他社で実行しているので
当社でもできるはず!とすぐに思い込みをされる方が多いのですが、
これは大きな勘違いが含まれています。

 会社というのは、その業界にもよりますが、会社ごとに個別の
経理の仕組みというものが存在します。
 もちろん、どの企業でも共通の事項もあります。

 ですが、大前提となるのは、経理担当者が行っている業務の全体像を
経営者自身が把握しておくことです。

 その上で、自社の経理システムが他社とどう異なるかを理解するには、
経営者自身が、外部から情報を入手する際、その会社の経理システムが
どのような全体像で成り立っているかをヒアリングすること、そして、
その違いを確認するために、自社の経理担当者の声を聞くことが大切に
なってきます。

2)経営者が見たい情報を経理担当者に伝えておくこと

 経理担当者の性格上、円単位まで合わせた資料を提供したいと
思われる方が多いのもの事実です。ですが、経営者からすると、
100%完璧な資料が時間をかけて出来てくるよりも、95%の
完成度でいいので、早急にデータを見たいと言うのが心情です。

 また、経営者にとっては1万円単位で資料を見たかったり、
細かい勘定科目ごとよりも「人件費」や「営業費」といったくくりで
数字を把握したかったり、といった具合で経営者が見たい資料と、
経理担当者が完成させたい資料のギャップが生まれてくるケースが
よくあります。
 このギャップを是正するには、経営者が見たい情報を明確に
経理担当者に伝えておくことが重要です。

3)原因を追究するためのヒアリングを心がける

 M's FACTORYが経理システムの見直しを行う際は、徹底的に
ヒアリングをさせて頂きます。
 そして、ヒアリングのスタイルは、問い詰めて責任を追及する方法
ではなく、あくまで現状の経理システムがどのような背景で成り立って
いるのか、今後、自社の経理システムをどのように改善していきたいのか?
を明確にしてもらうことです。

 経理業務の多くは、営業担当者から回ってきた売上資料や、
工場担当者から回ってきた製造原価資料などをもとに行う業務も多く、
必然的に他部門との連携が必要となります。また、経理担当者の性格上、
業務内容の変化を嫌う傾向があるのも事実です。

 このように、経理システムの問題を解決するには、他部門との連携状況
や、経理担当者の性格も踏まえて、対応しなければなりません。

 皆さんの会社でも、「月次試算表の完成が遅い!」であったり、
「見たいデータが見られない!」と経営者が思っている場合は、
問題の原因を確認し、お互いが見たい数字を共有できるよう、
経営者と経理担当者が密にコミュニケーションをとるよう、心がけて下さい。