vol.72 忙しいから人を入れる??

 お客様と打ち合わせをさせて頂いていると、
「忙しくなったから人を入れたいと思っている」という話になります。
 特に、幹部の方にお話をお聞きすると、よくこの言葉が聞こえてきます。

 私も、前職では幹部職の時期がありましたので、その当時は忙しさを
解消するために、人を採用して欲しいと思うことがありました。

 ですが、よくよく考えてみると、「忙しいから人を入れる」となると、
忙しさを解消するのが目的であり、結果として増員を行って、現場の忙しさが
解消されたからと言って、必ずしも利益が上がるというものではありません。

 財務の視点に立つと、人を採用するという行為は、投資に対する回収計画が
明確に立てられているのが前提で、初めて実行に移されます。

 現場の忙しいという声だけで、増員を実行した場合、当然のことですが、
採用に関するコスト、採用してから一人前に育成するまでのコスト、
そして採用したその従業員の人件費、もちろんその人員を管理するための
コストなど、いろんな経費が発生します。

 また、「忙しい」と思っていることでも、実際に機械設備を刷新したり、
現在の業務のIT化を進めることで、問題が解決することも考えられます。

 それらの経費を投資した上で、それでも人員を増員させることで、明確な
費用対効果が期待できると判断できた段階で、初めて増員という話になる
と思うのです。

 これは、増員に限った話ではなく、設備投資やコストのかかる話等にも
関連するテーマだと思います。

 「新しい機械が欲しい」から買うのではなく、購入することでかかるコスト
に対して、どれだけの投資効果が見込めるのか、また、投資したものがどの
時点で回収できるのか、これらをシミュレーションした上で、実行に移すべき
だと思います。

 要するに、「欲しい」を基準にするのではなく「機能」がいくらのコストで
入手できるのか?ということです。

 みなさんの会社でも、何かの経費を使う時に、その目的を忘れて購入している
ケースはありませんか?

 今一度、財務の視点から物事を捉えた上で、かけるべき経費かどうかの判断を
行ってみましょう。

vol.66 利益管理は経営者の仕事

 あなたの会社には、年払いの経費(半年・数か月に一度払う経費)というと、
どのようなものが挙げられますか?

・賞与
・社員旅行
・採用募集費用
・研修費用
・生命保険料
・損害保険料
・諸会費
・減価償却費
・地代家賃
・広告宣伝費(イベント費用など)
・保証協会への保証料

などなど、上記に列挙した項目を含め、それ以外でもいくつか思い当たる経費が
あると思います。

 なぜ、年払いの経費を挙げたのかといいますと、これらの経費が、
会社の利益予測に必要不可欠だからです。

 経営者の多くは、売上の予測については、現場感覚を理解しておられることから、
精度の高い見通しを立てることができるのですが、利益予測となると決算まで
わからない!という声を数多く聞きます。

 税理士事務所や会計事務所が、そのようなアドバイスをしたり、
経営者や経理担当者が、その重要性に気付いて自社で管理すれば、
問題ないのですが、実際に利益予測・利益管理に取り組んでおられる
会社も少ないのが現状です。

 実際、多くの中小企業が、決算間近に利益が結構出ているとなると、
急いで生命保険に加入したりして、付け焼き刃のような節税策を講じる
だけになってしまうことが数多くあります。

 このような事態に陥らない為にも、年払いの経費を予め確認し、これらの
年払い経費を「毎月の経費として分割計上すること」が重要になってきます。

 これにより、毎月の固定費総額のバラツキが少なくなるので、固定費の
見通しも立てやすくなります。言い換えれば毎月の利益予測がしやすくなる
ということです。

 会社というのは、自社のビジョンに沿って、必要な利益を出さなければ
なりません。
 いわば、利益は、自社のビジョンを実現するための手段と言っても
いいかもしれません。

 その利益管理を行うのが、経営者の重要な仕事の一つです。

※ちなみに、予算管理は幹部の仕事、原価管理は一般社員の仕事
と位置付けられます。

 もちろん、売上も大事ですが、経営者という立場である以上、
利益から目をそむけてはいけません。

 まずは、利益を見る練習として、売上だけでなく、毎月の売上総利益、
営業利益、経常利益、税引前利益、当期利益(これらを5つの利益と言います)
に注目してみて下さい。

 そして、それらの数字を正確に把握する為、見通しを立てやすくする為にも、
年払いの経費を毎月の経費として認識し、分割計上することで、
正確な利益を把握するよう、取り組んでみましょう。

vol.64 どこでも活用できる月次財務報告書を作っておこう!

 ここ最近もいくつかのお客様の財務情報を金融機関に開示し、
借入の見直し交渉を実施させて頂きました。

 結果としては、いずれのお客様も(もちろん元となる営業成績が
素晴らしいからですが)取引金融機関から良い条件での融資実行・借入の
見直しを実行することができました。

 交渉した私自身が言うのも何ですが、すごく良い条件でした。

 このように、取引金融機関から良好な条件を引き出そうと
考えるのであれば、やはり情報開示が必要不可欠です。

1 毎月の売上、粗利益、固定費、経常利益についての情報

2 上記 1 の予算と実績対比、昨年度対比

3 一人あたり生産性(売上、粗利益、人件費)

4 変動費、固定費の各科目ごとの動き

5 資金繰り実績+計画、キャッシュフロー計算書

6 借入返済明細一覧表

といった財務情報に加えて、
・予算設定の根拠

・試算表における主要勘定科目の内訳

・減価償却や賞与等の経費の月割計上の有無

等の情報も資料に掲載しておくと、金融機関からは好評価を得られます。

 また、M's FACTORYが提供する月次財務報告書は、
・経営者が自社の成績を確認するための資料として

・社内幹部だけが集まって会議を行う際の、経営資料として

・中堅、若手社員が固定費削減に向けての話し合いを行う際の会議資料として

・取引金融機関に提出する情報開示資料として

といったように、中小企業の財務情報に関わる方々のいずれにとっても、
有用な資料構成になっています。

 会社によっては、会議ごとに使う資料をわざわざ分けて、それぞれ
個別対応で、別々の担当者が(営業会議の数字は営業課長が作成し、
全体の数字は経理担当者が作成、金融機関との交渉資料は財務担当者が作成、
といったように)手間をかけて資料を作っておられる会社もあるようですが、
それ自体が非効率ですし、おまけに数字の整合性も取れない場合も
ありますので、このような方法はオススメできません。

 間違ったデータをもとに会議をしても、そこから導き出される
経営判断自体が間違ったものとなってしまいます。

 みなさんの会社では、財務情報をどのように作成・活用しておられますか?

 誰が、どのような情報を欲しがっているか、どのような情報が必要なのかを
確認した上で、財務情報を社内外に開示できるよう、経理システムの合理化・
財務データの収集・加工を行って下さい。

vol.58 予算は、弾力的に運用しましょう!

 M's FACTORYでは、お客様の会社の予算について、毎月一度検討する機会を
設けていますが、当然のように、当初設定した予算と、会社の置かれている状況が
変わってくる関係で、思い通り売上・経費の計画が進まないケースがあります。

 会社によっては、「予算で決まっていることだから」と一刀両断して、
何も聞き入れない経営者もいらっしゃいますが、私自身の見解としては、
予算というのは、会社の未来を数字で見据える(予測する)ための手段でもあり、
自分達で掲げた目標の達成度合いを図る物差しでもあると思っていますので、
必要があれば増加させたり、削減させたりして、随時見直しを行うように
してもらっています。

 たとえば、「○月から正社員を2人採用する」とか、「○月に△△という
イベントに参加することになったので、広告宣伝費を増やしてほしい」と
いったようなケースが、当初の予算に盛り込まれていなければ、
これを反映した予算を作成し直します。

 当然、赤字の状況であれば、固定費も縮小せざるを得ませんので、
削減という観点から見直しを行うこともあります。

 当然のことですが、弾力的に運用すると言っても、予算を守らなくても
よいというものではありません。

 あくまで、予算は会社のビジョンを達成するための、
一つの目安となっているものです。勘違いしてはいけません。

 皆さんの会社では、毎月、次月度の予算の見直しは行っておられますか?

 まず、予算の見直しを行う大前提としては、会社の現在の売上、変動費、
固定費をしっかり分析することから始めなければなりません。

(そのためには、経理システムの確立、会計ソフト等の有効活用を
検討する必要があります)

 予算設定や予算の進捗管理を実施していない会社は、毎月一度でいいので、
会議等の場で、予算について話し合う機会、確認する機会を設けてみましょう。

 最初から100点の予算制度は築けません。一つずつ改善しながら
継続的に取り組めば、最終的に自社に合った予算制度が必ずできるように
なります。

 ということで、まずは実践あるのみです!現場に評論家は必要ありません。

 自分達が理解しやすく、実践しやすい予算制度を作ってみて下さい。

vol.57 経理・財務ミーティング開催のススメ

 多くの会社では、全社会議、部門会議、営業会議、商品開発会議等々、
いろんな会議が存在しています。

 私自身も、仕事柄、お客様の会議に参加させて頂く機会が多いのですが、
債権回収や会社の売上・利益の報告に関する会議を実施している会社は
見かけるものの、経理・財務に関する会議(ミーティング)といわれるものは
非常に少ないです。

 しかも、中小企業の経営者の多くが、「見たい数字が見られない」
「欲しい資料が欲しいタイミングで見られない」「出てくる資料は、
見づらいものばかり」と嘆く割には、自らは問題解決について何もしない方が多く、
そういう方に限って、仕事はいつも経理担当者任せ、顧問会計事務所任せに
している傾向が強いですから、本当に不思議ですね。

 ですが、営業部門やマーケティング部門、他の業務部門と同様に
経理・財務部門でも問題点や改善点は数多くあります。

 その問題を経営者が経理・財務担当者と一緒になって考える機会、
意見交換する場を定期的に設けることが必要だと思います。

 経営者の中には、経理・財務・数字に苦手な方が多いのも理解できます。
ですが、経営者がやらなければ、何も変わらないのも事実です。

 先日も、お客様からの依頼があり、経理フローを一から見直すにあたり、
定期的に経理・財務ミーティングを開催することになりました。

 当然のことですが、経営者にも参加して頂くことを要件にして、
このプロジェクトをお引き受けさせて頂きました。

 みなさんの会社では、経理・財務に関するミーティングや
意見交換の機会は作っておられますか?

 これを機会に、第三者を交えても結構ですので、経理・財務ミーティングを
開催して、経理・財務部門の強化を図りましょう。

vol.53 経費の優先順位を決める

 ここ最近、大手企業からも、続々と赤字転落の記事や、赤字決算の見通し発表、 または倒産、民事再生、といった記事が出てきています。

 そして、当然のごとく「リストラ」計画が発表され、実行に移されようとしています。
(ちなみに、リストラという言葉は、正式にはリストラクチャリングと言います。
 しかも、この言葉自体の本来の目的は、「事業の再構築」ということです。
 いつの間にか、日本では誤解されて、リストラと聞くと、人員削減を含めたマイナスの 印象しか抱かないのですが...)

 実際に、多くの中小企業でも、今、慌てて経費の見直しやコストカットに取り組んでいる 会社が多いのではないでしょうか?

 もちろん、会社である以上、黒字経営は絶対ですので、売上が上がらない以上、コストを 見直しするのは当然の策だと思います。

 ですが、これらは、赤字に陥って初めて取り組むものではなく、日頃から取り組んでおく ことが必要です。

 では、どのように対応すればいいのか?その答えは、「変動費・固定費に対する会社の 方針を明確にすること」ではないかと思います。

 例えば、人件費です。
 人件費には、役員報酬や、給与・賃金(社員・パート・アルバイト)、 賞与、法定福利費(社会保険、労働保険)、福利厚生費、退職金、退職共済掛金、といった 項目が挙げられます。

 そして、この中で経費削減を検討する場合、削減対象の優先順位や削減金額・削減割合を 事前に決めておくことが重要になります。

 しかも、赤字になった段階で実行するのではなく、黒字の段階で(例えば売上や売上総利益 に対する人件費の割合や、人件費としての合計金額を決めておいた上で)事前に経費見直しに 取り組むことがポイントです。

 仮に、労働分配率(売上総利益に占める人件費の割合)を60%と決めているのであれば、 そのパーセンテージを維持できなくなった場合、優先的に削減対象とするものは何なのか? ということを明確にしておけば、常に経費に対する意識が売上・売上総利益との対比で検討 されるので、大幅な赤字に陥る可能性が低くなります。

 皆さんの会社では、経費に対して、どのような方針を持っていますか?

 絶対に守らなければならない経費、売上・利益状況によって増減できる経費、といったように 会社の中で発生している経費に対する方針や、増減する場合の優先順位・金額内容を明確にして変動費・固定費を管理してみて下さい。

vol.49 投資効果検証会議を開催しましょう!

 毎月1回~数回にかけて、顧問先の中小企業を訪問させて頂き、月次財務報告を行う 一方で、いろんな財務相談を受けます。

 その中でもっとも多い項目と言っていいのが「今度、○○を買おうと思っているのですが」 「○○に投資しようと思うのですが」というお話です。

 当然、購入・投資する目的をお聞きした中で、投資に対する効果が不明瞭な場合には、 購入を控えるようお話させて頂きます。
 一方で、投資に対する効果をシミュレーションした結果、明確に効果が出ると判断できた 場合は、リスクを説明させて頂いた上で、OKを出すケースもあります。

 しかしながら、実際に投資を実行したとしても、注意しなければならないのは、
「効果検証を怠っている」場合です。

 投資前には、どれだけの効果が出るのかを細かく検証している経営者でも、
購入後は、その効果に対して関心が薄くなってしまいがちです。

 多額の投資をして機械を買ったり、有価証券を購入したり、ソフトウェアを開発したり、 採用活動や広告宣伝を実施したりといったように、投資前には多くの関心を寄せるものの、 いざ購入してしまうと、その熱が冷めてしまう経営者が多いのも
事実です。

 しかも、これは経営者に限った話ではなく、幹部の方々の決済の範囲内で、固定資産の 購入やリース契約を決定しているケース等でも、実際に購入した後は使われずに、遊休資産 として倉庫に眠っているという話もよく聞きます。
 これらの問題は、いずれも「効果検証」をしない結果、生まれてしまう無駄と
言えます。

 生命保険などのように、年に一回支払う機会があれば、支払う前に本当に必要かどうか 見直す機会も出てきますが、支払いも一回限りであったりするような場合では、他の固定 資産や経費の中に埋没してしまいがちです。

 このようなケースでお勧めの対策方法としては、「効果検証会議の開催」が
挙げられます。

 この会議自体の開催頻度は、年に1回~数回程度で構わないと思いますが、内容としては、 直近で投資・購入した固定資産や特別経費(人材採用費、教育研修費、営業活動費、販売促進費など)の内容について、会社にどれだけの効果をもたらしたのか、また投資に対する回収が 期待できなくなったケースでは、何が問題だったのか、といった点を検証します。

 場合によっては、役職者の決裁権限を変更することもあるでしょうし、
固定資産として不要であれば、売却や賃貸等の措置を講じることもあります。

 ですが、しっかりと検証することにより、次回以降の投資を行う際には、これまでの課題や 失敗が教訓となって活きてきます。

 要するにPDCAサイクルが機能するということです。

 このPDCAサイクルが社内に根付くと、経営者だけでなく、幹部や従業員の間でも、 コスト意識や投資に対する効果意識が浸透することになります。

 みなさんの会社でも、ぜひ取り入れてみて下さい。

vol.48 財務・経理・社内管理機能強化

 ここ最近、社内の財務・経理体制、そして社内管理機能の強化に向けてのプロジェクトを 実施させて頂くことが多数ありました。

 そこでまず行うことは、経理システムの見直しからです。

 経理システムの見直しを進める中、私から見るだけでも改善の余地は多分に
あります。

 一例を挙げると、管理資料などが最たる例と言えます。

 借入金や、リース契約、地代家賃の契約、車両管理、備品管理といったように、
見たい管理資料が即座に見られる状態を作っておくことが、中小企業でも求められる ことですが、これ自体、実際に実施しておられる会社は少ないのが現状です。

 その中でもリース契約などは、その最たる例で、ある会社では、実際に払っているリース契約の 物品が社内で見当たらないケースなどもあります。

 M's FACTORYでは、これらの状況を改善することから着手し、外部との契約や 社内の管理データなどが、効率的に実施・運用されているかをチェックするようにしています。

 これをしておくだけで、予算設定や資金繰りの計画を立てるにあたって、非常に便利ですし、 経営者自身も適宜これらの資料に目を通すことで、事業の見通しを立てることができます。

やはり、中小企業の財務力をアップさせるには、社内管理体制、そして経理システムを はじめとする社内の業務フローを見直す必要があります。

みなさんの会社では、見たい資料が即座に見られる環境が整備されていますか?

経営者自身も、経理担当者に任せっきりにするのではなく、これらの管理状況について、 お互いに納得できる状態を確認して、業務に臨んでください。

vol.45 車両関連の経費を管理しましょう

 毎月の損益計算書をチェックしていると、いろんな勘定科目が出てくると思います。

 経営者の中には、勘定科目がたくさんあるのが見づらい!と思っておられる方も 多数いらっしゃいます。

 というのも、勘定科目自体を見ても、何の経費かわかりづらいからです。

 代表的な事例としては、車両に関する経費です。

 会社で使用している車両に関する経費としては、以下のような科目が挙げられると 思います。

 ・車両費...車検費用、洗車費用等
 ・修繕費...車両が事故・故障した場合の修繕費用
 ・旅費交通費...高速料金、コインパーキング代金
 ・燃料費...ガソリン代
 ・軽油引取税...軽油を使用するガソリン費用
 ・租税公課...自動車税、自動車重量税
 ・保険料...車両関連の保険代金
 ・リース料...車両をリース契約で利用している場合
 ・減価償却費...車両を固定資産として取得した場合の減価償却費用
 ・地代家賃...車両の月極駐車場代
 ・雑費...交通違反した場合の罰金

 上記に掲げた科目と内容は、会社によって異なると思いますが、ざっと列挙した
だけでも10以上の勘定科目にまたがっていることがわかると思います。

 確かに、わかりづらいですね。

 では、どのように管理すればいいのか?

 社内で管理する資料では、上記に掲げたような車両関連の経費を別途集計して
管理する必要があります。

 車両1台あたりで、どのような経費が、毎月いくらかかっているのか?

 それを知ることが、車両に対する経費感覚を養う意味では必要不可欠です。

 同様に、人件費を集計して、個人別に経費をまとめてみたり、事務所や店舗の
利用するのにかかる費用だけを集計してみたり、といったように目的別に応じて、
経費を別途集計し直すことが必要となります。

 皆さんの会社では、今回のような車両経費をどのように管理しておられますか?

 最近では、カーシェアリングといった考え方も出てきています。

 固定費の削減案をシミュレーションする意味でも、損益計算書に頼らず、それぞれの 目的に応じた経費を管理していくよう、心がけましょう。

vol.35 会社で加入している生命保険の見直し

 ここ最近、数社のお客様から、「うちに出入りしている保険会社の人から、
保険提案を受けたんだけど、どう答えたらいいですか?」との問い合わせが幾つかありました。

 お聞きしてみると、会社のニーズとは全然異なる保険提案。

 提案資料に目を通した後、「この提案は断って下さい。」と経営者に伝え、その理由を お話させて頂きました。

 経営者には、納得してもらい、事なきを得ましたが、こういう事例はよくある話だと 思います。

 世の中には、私自身も尊敬する素晴らしい生命保険販売担当者もいらっしゃいますが、 同時にお客様の会社のことを理解しないままに提案を続けておられる生命保険販売担当者が いらっしゃるのも残念ながら事実です。

 私自身が、会社を経営しておられる方や、生命保険を販売しておられる方々にお願い したいのは、「どのような目的で生命保険に加入すべきなのか?」ということです。

 事業承継を目的としている場合もあるでしょうし、事業保障を目的としているケースも あるでしょう。会社によって目的は様々です。

 そしてもう一つ確認して欲しいこと。それは、『会社の財務上、どれぐらいのキャッシュを 使っていいのか?』という点です。
 これが忘れられているケースが非常に多いです。

 M's Factoryは中小企業への財務コンサルティング業務を実施している立場 ですので、生命保険とは密接に関連します。

 私どもの立場からすると「資金繰りから考えて、影響のない合理的な支払金額であればOK」 とのGOサインを出させてもらいます。

 生命保険会社の担当者の中には、「保険料が払えなくなったら、契約者貸付の制度 (保険会社が会社にお金を貸して、そのお金で保険料を払う制度)を使って、払えるので 大丈夫です」という意味不明な発言を堂々とする人もおられます。

 確かに、ケースバイケースかもしれませんが、基本的にそこまでして加入する価値は 無いと思います。

 まずは、「加入目的」と「必要保障額」「キャッシュフロー」の観点から生命保険の 加入は検討すべきです。

 そして、定期的な見直しも必要です。2~3年に一度で結構ですので、もう一度、 上記のキーワードを確認して下さい。

 みなさんの会社でも、経営者の方や従業員の方々を対象に生命保険に加入しておられる ことと思います。

 入ったら入りっぱなし、という会社が多いのも事実ですが、会社も生き物です。年数が 経過すれば、加入目的やキャッシュフローも変わってきます。

 皆さんの会社で加入しておられる生命保険は①加入目的、②必要保障額、③キャッシュフロー、 の3つはOKですか?

 3つのバランスを考慮して、生命保険の加入&見直しを行うようにして下さい。