vol.50 1円回収

 皆さんの会社では、債権回収に向けて、どのような取組をしておられますか?

 通常、売掛金や受取手形などの債権は、「正常債権」「延滞債権」「破産債権」と
大きく3分類できます。

 正常債権については、通常のサイト通りで回収できる債権ですので、問題は
ありませんが、会社にとって重要になってくるのが、「延滞債権」の取扱いです。

 売上債権というものは、法律からすると2年間、こちら側が催促を何もしなければ、 時効が適用される債権です。

 ですので、債権回収が滞ってから、自社がどのようなアクションを起こすかが非常に 重要となってきます。

 口頭で「払って下さい」と催促したところで、何も記録は残りません。実際には、
内容証明を送ったり、債務確認の同意書を定期的に送るなど、対策を講じなければ
なりません。

 また、これらの延滞債権回収の対策の一つに、「1円回収」という回収方法が
あります。

 これは、延滞債権を抱えている得意先を訪問し、延滞している金額の支払を
督促します。

 多くの場合、「今度支払う」とか「○○日まで待って欲しい」といったような返答が 帰ってくると思います。

 と、このまま帰っていたのでは、何も記録が残りません。

 そこで、出てくるのが「1円回収」です。

 これは、支払を拒む得意先に対して、「今ある手持ちのお金の一部でいいので、
それを払って欲しい」と督促する方法です。

 極端な話、1円でも構いません。

 仮に1円を回収した場合、その場の領収証に回収した金額(1円)と、但し書きに 『○○年○月○日付の売上債権のうち、1円回収』と記載して、先方に領収証を
手渡します。

 これにより、先方も債権の残高を公的に認識したことになりますし、効果的なのは、 「この会社は、口うるさい会社だから、早めに払おう」という気持ちにさせてしまうこと です。

 現に、延滞債務を抱える会社の多くは、「支払額の多い会社」から債務の返済を行なう のではなく、「口うるさい会社」から支払を優先することが多いのも事実です。

 皆さんの会社では、延滞債権の回収について、どのように取り組んで
おられますか?

 社内で、債権回収についてのルールを明確化し、対応を強化して下さい。

 なお、これらの回収方法を実践するには、営業担当者と経理担当者の連携が必要 不可欠となります。

営業・経理の双方が延滞債権に対する認識を一致させた上で、売上債権を100% 回収できるよう、取り組みましょう。

vol.46 理美容業の在庫管理

 店舗の業績を判断するのに、オーナーである経営者の皆さんは、どのような指標をご覧に なっておられますか?

売上や売上総利益、営業利益や経常利益をご覧になっておられるオーナーが多いと思います。

 また、それらの数字を細分化して、スタイリスト一人あたりの売上高や、客数、客単価、 最来店率など、オーナーが知りたい情報をチェックしておられるのではないでしょうか。

 サロンの皆さんからすると、売上金額に目が行くのは、よく理解できますが、それと同じ ぐらい、売上総利益や営業利益、経常利益にも関心を持って頂けると非常に嬉しいです。
(もう、それらの数字も理解しておられるというオーナーは大変素晴らしいです)

 そして、これらの利益を確認するときに、重要なのが

「それらの利益が正確な数字であること」なんです。

 以前もこのメールマガジンで書いた「『締め日(〆日)』対応法※」
を理解して頂ければ正確な売上、仕入原価、経費は把握できるようになります。
(※ 財務改善メルマガ vol.43 『締め日(〆日)』対応法    http://www.zaimukaizen.com/article/13328184.html

 そうなると、あとは在庫ですね。

 在庫管理を正確に行えば、正確な利益が出る!と言っても過言ではありません。

 ところが、ここで注意して頂きたいのが、サロンの在庫にも、いくつかの種類に分類できるという点です。

 私がオススメしているのが、以下の4点に分類する方法です。

①技術在庫(材料)...技術売上に使用する在庫

②店販在庫(商品)...文字通り、店舗で販売する商品在庫

③研修在庫(貯蔵品)...スタッフの技術研修で使用する材料在庫です

④店舗備品在庫(貯蔵品)...その他、店舗で使用するために購入したものの、
未使用の在庫のことです

 これらに分類する理由は何か?と思われるかもしれませんが、これが重要です。

 この分類を行なうことで、技術での粗利益、店販での粗利益、また研修でどれだけ材料を 使っているのか?また社内に残っている未使用の店舗備品・在庫はどれぐらいか?が明確に わかります。

 これにより、正確な数字だけでなく、目的に応じた粗利益がチェックできますし、在庫に ついても増減の内訳が確認できます。

 皆さんのサロンでは、在庫管理にどのような方法を使っておられますか?

 毎月、在庫をチェックするのであれば、上記の4つに分類して在庫管理を実行して、数字の 推移を確認してみて下さい。

 また、理美容業以外の業種の方々も、同じ原理で在庫を分類してみて下さい。

 単純に全体の在庫を数えるだけでなく、目的をもって在庫管理を行なうことで、
経営者にとって、または幹部、店長の方々にとって大切な数字に
出会えることになります。

 今回の方法で、在庫管理を実践して頂ければ、あなたの会社、あなたの店舗での本当の 数字がわかります!

vol.37 効果的な在庫管理の数字活用法

 中小企業の多くは、「棚卸」という大切な仕事があります。

 飲食業、理美容業、製造業、卸売業、小売業などなど、多くの会社では、この棚卸 という仕事が欠かせません。

 これは、会社の商売の原点とも言える「売上総利益(通称:粗利益)」の設け度合い (売上総利益率、粗利益率)を確認するために、必要不可欠な業務といえます。

 ですが、多くの会社では、残念ながら棚卸を毎月実施している会社が少ないのが現状 です。

 そのような会社については、四半期か半期に一度でもかまいませんので、是非棚卸を 実施して頂きたいと思います。

 確かに、労力は要しますが、棚卸には次の効果が見込まれます。

①正確な、売上総利益率が把握できる
②不良在庫の確認、削減ができる
③帳簿の在庫と、実際の在庫との差異がチェックできる
④不正防止につながる
⑤在庫数をチェックすることで、過大な仕入を未然に防げる
⑥商品・材料の発注に対する社内での意識が高まる
 といったような内容が挙げられます。もちろん、一番の目的は①ですね。

 では、どのように毎月の売上総利益率を月次試算表に反映させれば良いのでしょうか?

 それは、実地棚卸と帳簿棚卸を併用する方法を採用するのです。

 例えば、3ヶ月に1度、棚卸を実施する会社があるとします。

 ・実地棚卸...3ヶ月目、6ヶ月目、9ヶ月目、12ヶ月目
 ・帳簿棚卸...上記以外の月

 このように、実地棚卸以外の月は帳簿棚卸をするわけですが、この際に、直前の 実施棚卸の率を参照して、帳簿棚卸を実施する方法を採用します。

 これにより、若干の誤差は出てはきますが、より実態に近づいた売上総利益率を算出する 事ができるわけです。

 もちろん、棚卸は毎月実施することに変わりはありませんが、現場での労力を踏まえると、 このような方法を取り入れることで、より毎月の数字の正確性が増すのではないでしょうか。

 みなさんの会社や店舗では、在庫管理に取り組んでいますか?

 決算の時だけ、仕方なくするのではなく、経営する上で大切な仕事の一つという意識に 切り替えて、棚卸を実施して下さい。

vol.25 債権回収会議

 皆さんの会社では、与信管理や債権回収について、どのような取組みをしておられますか?

 飲食店や理美容業など、大半が現金回収できる商売を除き、製造業、卸売業、小売業、 サービス業など、多くの会社で、売掛金や受取手形といった売上債権の回収が重要な業務と なっています。

 ところが、具体的に債権管理について万全の取組みをしている中小企業は、驚くほど、 数が少ないです。

 しかも、債権の回収が入金サイトより遅れたとしても、何のアクションも取らない会社も あります。

 資金繰りで悩んでいるにも関わらず、このような中小企業が多いのはなぜなのでしょうか?

 不思議ですよね。

 これは、やはり「財務部門」がエアポケットになっているケースが多いからだと思います。

 単純なことかもしれませんが、
1)予防策を講じる(与信管理ルールを決定する)
2)得意先の〆日、入金日の確認
3)〆日ごとに請求書の発行、そして入金日ごとに入金確認
4)未入金先のピックアップ、回収方法を協議
5)回収担当者が、会社指定の回収方法で回収活動実施
6)延滞債権や与信枠の増大を必要とする得意先については
 未回収会議で確認、活動方法を協議
 このような手順を踏めば、中小企業であっても債権管理は実践できます。

 特に6の未回収会議は、非常に有効です。
 営業担当者や経理担当者任せにせず、経営者自身がこの会議に参加し、経営者の指揮の下で債権管理を実践して下さい。

 そうすれば、自ずと債権の回収率はアップします。

 みなさんの会社では、全ての債権が正常債権になっていますか?

 少しでも延滞債権がある会社、過去に得意先の破産等を経験しておられる会社は、即座に 経営者主導の下で債権回収会議を開催して下さい!

vol.23 在庫管理

 会社の管理項目の中で、最も難しい管理項目が、この「在庫管理」ではないかと思います。

 何が難しいか?と言いますと、主に以下の4点が理由として挙げられるからです。

1)在庫の数を適正に数えないといけない
  →数え間違いがあると、利益金額に影響します。
   まずは、現場で正確な在庫数を把握する必要があります。とは言っても、
   中小企業で社内にある在庫を数えるという行為自体が、大変な労力を
   伴う場合が多いです。
   商品アイテム数が多い会社の場合は、それが顕著にあらわれます。

2)在庫の金額を正確に計上しないといけない
  →簿記を学んだことのある人なら、記憶にあるかもしれませんが、在庫の商品や
   材料で同じものを仕入れたとしても、時期によって、仕入単価が異なります。
   これらの単価を、どのように評価するのか、会社の計算ルール(先入先出法や
   移動平均法といった計算方法のことです)に基づいて正確に計上しなければ
   なりません。

3)帳簿棚卸と実地棚卸の差異を確認しないといけない
  →せっかく、正確な単価、正確な数を確認したとしても、それらはあくまで
   帳簿上の棚卸在庫にしか過ぎません。仕入れた商品・材料の中にも、
   陳腐化してしまったり盗難等によって、在庫が減少している場合も
   考えられます。
   ですので、正確な棚卸を行なうには、毎月実地棚卸をすることが
   求められるわけです。

4)上記1~3の業務を理解し、実行する現場担当者が必要
  →やはり、理論上は1~3の業務を実行しさえすれば、正確な数字が
   計上されますが、それもこれも、やはり現場でこれらの業務の必要性を
   理解し、実行してくれる担当者が必要です。

 以上の4点を実際に実行できている会社は、残念ながら少ないのが現状です。

 ですが、社内での在庫管理業務を確立しない限り、自社の経営が発展することが難しい! と言っても過言ではありません。

 在庫は利益を大きく変えてしまう力を持っています。
(なので、粉飾決算をしている会社の多くは、この在庫金額が異常値になってしまっているケースが多いです)

 まずは、経営者自身が、在庫がもたらす経営への影響を十分に理解する事が大切です。

 その上で、現場スタッフの協力を得ること。

 そして、現場スタッフと共に在庫管理業務を細分化して、一人一人が、持ち場の在庫管理 を徹底すること。

 在庫が正確にカウントされれば...、
・商品別の粗利益が正確に計上されます。
・毎月の会社の利益金額が正確に出ます。
・適切な経営判断が生まれます。
・正確な試算表・決算書ができます。

 みなさんの会社では、どのように在庫管理に取り組んでおられますか?
毎月の試算表に在庫管理の結果は正確に反映されていますか?

 今一度、自社の在庫管理ルールを確認してみて下さい。